اختصاصی بسپار/ از اکسل و کاغذ تا مدیریت لحظه‌ای کارخانه/ آیا ERP راه حل است؟
بسپار/ ایران پلیمر یک کارخانه تزریق پلاستیک را تصور کنید که اطلاعات تولیدش در فایل‌های Excel است، برگه‌های ارسال را در یک نرم‌افزار دیگر تهیه می‌کند، ردیابی مواد اولیه دستی است و برای فهمیدن هزینه واقعی تولید هر سفارش باید تا پایان کار منتظر بماند. تا وقتی کارخانه کوچک است شاید این روش جواب بدهد؛ اما با افزایش سفارش‌ها و ماشین‌آلات، همین پراکندگی اطلاعات می‌تواند به مانعی برای رشد تبدیل شود.
این دقیقا اتفاقی بود که برای Polymer Contours، تولیدکننده آمریکایی قطعات تزریقی، افتاد. این شرکت که در سال ۲۰۱۵ تنها دو ماشین تزریق و کم‌تر از ۱۰۰ هزار دلار درآمد سالانه داشت، با رشد فعالیت خود متوجه شد دیگر نمی‌تواند تولید را با صفحات گسترده، کاغذ، رایانامه و چند نرم‌افزار جدا از هم اداره کند. بسیاری از کارها نیز مستقیم به مالک شرکت وابسته شده بود.
راه حل
ERP یا Enterprise Resource Planning را می‌توان به زبان ساده «سامانه یکپارچه مدیریت شرکت» دانست. به جای اینکه تولید، انبار، خرید، حسابداری، برنامه‌ریزی و ارسال کالا هرکدام اطلاعات جداگانه‌ای داشته باشند، ERP آن‌ها را در یک سامانه به هم متصل می‌کند.
Polymer Contours سامانه CyFrame ERP را که برای صنعت پلاستیک طراحی شده انتخاب کرد. در نتیجه، حسابداری، برنامه‌ریزی تولید، اطلاعات ماشین‌ها و کف کارخانه، موجودی مواد، خرید، محاسبه هزینه، ردیابی مواد و ارسال محصول در یک محیط واحد قرار گرفت. کل استقرار سامانه نیز طی چهار ماه و بدون توقف تولید انجام شد.
تفاوت در عمل چیست؟
مثلا پیش از این، تهیه گواهی انطباق یک محصول ممکن بود بیش از ۲۰ دقیقه طول بکشد: اطلاعات باید دستی آماده، به PDF تبدیل، چاپ و بایگانی می‌شد. اکنون همان سند در چند ثانیه تولید می‌شود. برچسب‌گذاری محصولات در کف کارخانه نیز که قبلا دستی بود، خودکار شده است.
تغییر مهم‌تر به هزینه تولید مربوط می‌شود. قبلا شرکت عمدتا پس از تمام‌شدن یک سفارش متوجه می‌شد تولید آن واقعا چقدر هزینه داشته و چقدر سودآور بوده است. اکنون هزینه هر قطعه و هر نوبت تولید هنگام کار قابل مشاهده است؛ بنابراین اگر هزینه یا ضایعات از مقدار مورد انتظار فاصله بگیرد، امکان اصلاح فرایند پیش از پایان سفارش وجود دارد.
یک نتیجه قابل اندازه‌گیری نیز در بخش مالی به دست آمده است: شرکت می‌گوید با دسترسی مستقیم به اطلاعات حسابداری، هزینه خدمات حسابداری بیرونی خود را ماهانه ۱۲۰۰ دلار، معادل بیش از ۱۴ هزار دلار در سال کاهش داده است.
هر ماده اولیه تا محصول نهایی قابل ردیابی است
این موضوع برای Polymer Contours اهمیت بیشتری دارد، زیرا این شرکت برای بازارهایی از جمله پزشکی و دفاعی قطعه تولید می‌کند.
در سامانه جدید، کد هر بچ ماده اولیه از زمان خرید و ورود به کارخانه تا تولید، انبار و ارسال محصول نهایی همراه آن باقی می‌ماند. بنابراین شرکت می‌تواند به‌سرعت مشخص کند یک محصول با کدام بچ ماده اولیه، در چه زمانی تولید و در نهایت برای کدام مشتری ارسال شده است.
تجربه این شرکت نشان می‌دهد دیجیتالی‌شدن در کارخانه پلاستیک فقط به معنای خرید ربات یا ماشین تزریق پیشرفته نیست. گاهی مسئله اصلی، متصل‌کردن اطلاعات تولید، مواد، انبار، هزینه و سفارش‌ها به یکدیگر است. ERP دقیقا همین نقش را ایفا می‌کند؛ یعنی به جای آنکه مدیر پس از پایان تولید بفهمد چه اتفاقی افتاده، امکان مشاهده و تصمیم‌گیری در همان زمان تولید را فراهم می‌کند.
