برگزاری جلسات همگانی، رویکرد اغلب سازمان‌های پیشرو
بسپار/ ایران پلیمر در بخش‌های پیشین این مطلب به سه نوع از گفت‌وگوهای رایج بین مدیران و کارکنان یعنی گفت‌وگوهای فرد به فرد با نیت شناخت بهتر مدیران و کارکنان از هم و رفع سوء تفاهمات، جلسات عمومی بین مدیران و کارکنان با هدف چکش‌کاری مباحث و اتخاذ تصمیمات و بررسی عملکردها و جلسات بحث بزرگ با هدف کاهش تنش در درون سازمان و رواج فرهنگ سازمانی گفت‌وگو اشاره شد. در بخش پایانی این سلسله مطالب در مورد گفت‌وگوهای مدیریتی به نوع دیگری از جلسات کاری یعنی جلسات همگانی اشاره خواهد شد که یک نوع دورهمی کاری محسوب میشود و امروزه در بسیاری از شرکت‌های پیشرو و موفق دنیا از جمله غول‌های سیلیکون‌ولی به مرحله اجرا درمی‌آید.
اگر شما تیمی را رهبری می‌کنید که کمتر از ۱۰ عضو دارد، نیازی ندارید که جلسه جداگانه‌ای برای متقاعد ساختن تمام کسانی که در یک موضوع خاص فعالیت داشته و تصمیمی خاص به آنها مربوط میشود، برگزار کنید. اما اگر تعداد تیم‌های کاری به چند ده یا چند صد نفر برسد، برگزاری جلسات دورهمی با شرکت تمام اعضا برای متقاعد شدن درباره تصمیم اتخاذشده در موضوعی خاص، ضرورت پیدا می‌کند.
عدم‌برگزاری جلسات دورهمی در یک تیم بر تقویت احساس مرموز بودن و سری بودن تصمیمات اتخاذ شده توسط مدیریت می‌افزاید و یک نوع بی‌اعتمادی و بی‌میلی در این مورد را موجب میشود؛ بنابراین برای اجتناب از این وضعیت لازم است که جلسات دورهمی با اهدافی مشخص به‌صورت مرتب و منظم در شرکت‌ها و تیم‌ها برگزار شود. در سیلیکون‌ولی شرکت‌های بزرگ و مشهور بسیاری وجود دارند که جلسات دورهمی برای متقاعدسازی کارکنان در ارتباط با تصمیم و اقدامی خاص در آنها رواج گسترده‌ای دارد. چنین جلساتی در هر شرکتی می‌تواند با عنوان خاصی برگزار شود. به‌عنوان مثال در شرکت اپل، به آن Town hall، در شرکت دراپ باکس به آن Free Friday، در گوگل به آن TGIF و در توییتر به آن Tea Time می‌گویند. در مجموع با نگاهی گذرا به دلایل چگونگی و اهداف اصلی از برگزاری این جلسات در سیلیکون‌ولی می‌توان چیزهای زیادی راجع به آن آموخت.
این جلسات دورهمی معمولا شامل دو بخش می‌شوند: اول ارائه یک‌سری مطالب و توضیحات برای متقاعدسازی کارکنان در مورد درست بودن تصمیم اتخاذشده در مورد موضوع یا موضوعاتی خاص و هدایت افراد در مسیری مشخص و دوم برگزاری برنامه پرسش و پاسخ در مورد تصمیم گرفته شده به‌منظور شفاف‌سازی و جا انداختن تصمیم موردنظر بین افراد و اعضای تیم. تجربه نشان داده که بخش دوم جلسات دورهمی یعنی پرسش و پاسخ از کارآیی و اثربخشی بیشتری نسبت به بخش اول یعنی ارائه توضیحات برخوردار است. در هر کدام از جلسات دورهمی، به‌ویژه در مرحله ارائه، یک یا دو موضوع مهم و هیجان‌انگیز مطرح می‌شوند و هدف اصلی از معرفی آنها، اطلاع‌رسانی به همگان راجع به اولویت‌ها و تصمیم‌های اتخاذشده در مورد آنها است که به متقاعدشدن حداکثری اعضای تیم‌های کاری و سازمان‌ها منتهی میشود. در مرحله پرسش و پاسخ دورهمی‌های سازمانی، مدیران و روسا که مدیریت جلسه را برعهده دارند، فرصت پیدا می‌کنند تا به خوبی دریابند افراد چه عقیده‌ای در مورد تصمیم یا موضوعی خاص دارند. علاوه‌بر این، در چنین جلساتی، سوالات چالش‌برانگیز، هشداردهنده و معنی‌داری مطرح می‌شوند که دادن پاسخ‌های منطقی و با صلابت به آنها می‌تواند کمک شایانی به متقاعدساختن کارکنان در مورد تصمیمی خاص کند و آنها مطمئن می‌شوند که تصمیمات درستی در سطوح بالا اتخاذ شده و خواهد شد و همین مساله به اجرایی‌شدن هر چه بهتر این تصمیمات کمک خواهد کرد.
زمان اجرا و برگزاری جلسات: جلسات کاری در عین حال که مفید و ضروری هستند، اگر از مدت زمان مشخصی تجاوز کنند به پدیده‌ای منفی و آسیب‌زا تبدیل می‌شوند و به همین دلیل مدیران بزرگ و موفق از نوآوری‌ها و ابتکارات جالبی برای بهینه‌سازی و استفاده حداکثری از جلسات کاری با تیم‌های کاری مختلف زیرنظر خود بهره می‌برند. به‌عنوان مثال در گوگل روزهایی در هفته به‌عنوان روزهای بدون جلسه در نظر گرفته میشود. مثلا زمانی که من در گوگل کار می‌کردم، در برنامه سالانه گوگل مواردی همچون «چهارشنبه‌های بدون جلسه» یا «پنج‌شنبه‌های بدون جلسه» به چشم می‌خورد. یکی دیگر از ابتکاراتی که در گوگل و فیس‌بوک در ارتباط با جلسات کاری وجود داشت تمام کردن جلسات زودتر از موعد مقرر بود که به استفاده بهینه‌تر از زمان اختصاص‌یافته برای جلسات کمک شایانی می‌کرد. عدم استفاده از صندلی در سالن‌های جلسات، از دیگر ابتکارات شرکت گوگل و شخص لری پیج و سرگی برین برای برگزاری جلسات کاری بود که باعث می‌شد کمتر جلسه‌ای با حضور این دو نفر، هر چقدر مهم و حیاتی، بیشتر از یک ساعت طول بکشد چراکه اغلب افراد که به‌صورت ایستاده باهم جلسه می‌گذارند، حداکثر تا یک ساعت طاقت سرپا ایستادن دارند و پس از آن به شدت خسته می‌شوند.
مترجم: سید‌حسین علوی لنگرودی
دنیای اقتصاد
