خودداری از افراط در مدیریت زمان
بسپار/ایران پلیمر نگاهی به فیلم‌های ساخته شده در دهه ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ در مورد زندگی و کار در شرکت‌ها و ادارات مشهور و بزرگ، موجب دلهره و ترس خواهد شد، چراکه آن فیلم‌ها مملو از صحنه‌های کار کردن خشک و ماشین‌وار کارکنان در محیط‌های کاری، آن هم بدون وقفه است که فقط یک استراحت سه یا چهار دقیقه‌ای برای نوشیدن قهوه و یک زمان نیم‌ساعته برای صرف ناهار در آن ایجاد وقفه می‌کرد.
در این فیلم‌ها همچنین نظارت و کنترل مدیران بر کارکنان، ساعت‌زدن منظم در زمان ورود و خروج و بی‌توجهی مدیران به تنوع و نوآوری کارکنان در محیط کار و ملزم کردن همه کارمندان به یک شیوه کار، به چشم می‌آید. اما امروزه، محیط‌های کاری به این شکل نیستند و می‌توان گفت بسیار منعطف‌تر و آزادتر از آن دوران شده‌اند. ساعت‌های کاری انعطاف‌پذیر، سازمانهای عریض و غیرمتمرکز و تیم‌های کاری نوآور در بسیاری از سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌ها به چشم می‌خورد. با این همه باید دانست، هنوز هم در بسیاری از سازمان‌ها به‌دلیل حاکمیت رویکردهای افراطی و کنترلی، رفت و آمدها و رفتار کارکنان در محیط کار با دوربین‌ها و ابزارهای دیجیتال رصد و کنترل می‌شوند و تاکید بر مدیریت زمان در محیط کار بسیار پررنگ و حساس است. در ادامه به برخی پیامدهای محدودکننده و زندان‌گونه مدیریت زمان در سازمان‌هایی که به شکلی افراطی به‌دنبال مدیریت زمان و کنترل کارکنان‌شان هستند اشاره خواهد شد:
کارکنان به‌وسیله تقویم‌های زمانی در محل کار خود احاطه شده‌اند: متاسفانه تقویم‌های زمانی و یادآوری‌های روزانه در ارتباط با ضرب‌الاجل‌های کاری و جلسات و قرارهای ملاقات، به‌شدت دست و پای کارکنان و آزادی عمل را در محیط کار بسته و تمام فکر و ذکر کارمندان حول محور تقویم‌های زمانی و رعایت آنها متمرکز شده است.
– رهبران، فعالیت را با دستاورد و کاسبی را با بهره‌وری قاطی کرده‌اند: در محیط‌های کاری دیتامحور و دارای مدیریت زمان خشک و بی‌روح، افراد به‌شدت پرمشغله و سرگردان هستند و خیلی چیزها را با هم قاطی کرده‌اند. از افزایش بار کاری گرفته تا کاهش تعداد کارکنان با هدف جلوگیری از بیکار نشستن آنها و تقویم‌های کاری خالی از آیتم. اما واقعیت آن است که همه کارکنان مانند سایر انسان‌ها به زمانی برای فکر کردن و رهاسازی ذهن خود در محیط کاری نیاز دارند. برآورده کردن این نیاز طبیعی به هیچ عنوان به معنای کاهش بهره‌وری و تلف شدن وقت کارکنان نیست.
– کارکنان به جای تمرکز بر آنچه باید انجام شود، بیشتر بر آنچه به آنها تکلیف شده، متمرکز شده‌اند: در سازمانهای خشک و بیش از حد رسمی، کار به‌صورت یک‌سری وظایف که توسط مافوق‌ها به‌کارمندان دیکته می‌شود، تعریف شده و به همین دلیل یک نوع احساس یکنواختی و خستگی به‌دنبال روزهای کاری پی در پی و شبیه به هم برای اغلب کارکنان اتفاق می‌افتد و این احساس حتی برای کارکنان ماهر و یقه‌سفید و مدیران نیز روی می‌دهد. آنچه مسلم است اینکه ادامه چنین وضعی در بلندمدت امکان‌پذیر نخواهد بود و بسیاری از کارکنان را از کارکردن گریزان خواهد ساخت.
جف بزوس، بنیان‌گذار و رئیس آمازون یک الگوی فوق‌العاده و عالی از مدیری است که با زمان و مدیریت زمان به شکلی انعطاف‌پذیر و خلاقانه برخورد می‌کند. او در این‌باره می‌گوید: «هر چقدر شما، افق زمانی بلندمدت‌تر و ضرب‌الاجل‌های طولانی‌تری را برای خود و کارکنان خود در نظر بگیرید، کمتر نیاز به کلنجار رفتن با دیگران خواهید داشت. به همین دلیل است که ما در شرکت آمازون گرایش زیادی به انتخاب افق‌های زمانی پنج تا هفت ساله داریم که از این طریق فشار کمتری به‌کارکنان وارد می‌آید و کل شرکت احساس رقابت کمتری از سوی رقبا خواهد کرد. با انتخاب افق‌های پنج تا هفت‌ساله، ما در عمل بذرهایی در زمین می‌کاریم که به تدریج و پس از جذب نور و آب کافی به بالندگی و شکوفایی می‌رسند.» خود جف بزوس، در سبک کاری خاص خودش به خوبی با زمان بازی می‌کند و در طول هر هفته کاری، حداقل دو روز را فارغ از هر تقویم زمانی و محدودیتی و به‌صورت آزاد کار می‌کند. او روزهای دوشنبه و پنج‌شنبه هر هفته را به‌کار آزاد و بدون برنامه اختصاص می‌دهد و در این دو روز در بخش‌های مختلف شرکت آمازون راه افتاده و با افراد و کارکنان به گپ‌وگفت‌های اتفاقی می‌پردازد و به‌صورت خودجوش و برنامه‌ریزی نشده با آنها جلسه می‌گذارد. به‌نظر می‌رسد تمام سازمان‌ها و شرکت‌ها باید از این روش جف بزوس در برخورد با مدیریت زمان و تقویم زمانی پیروی کنند و با انعطاف‌پذیری و خلاقیت بیشتر به آن بنگرند. برای تحقق این هدف، چهار ترفند زیر توصیه می‌شود:
۱- برنامه‌ای جهت اختصاص زمانی برای آزاد بودن: برای خیلی‌ها، به یادماندنی‌ترین سفرها همان‌هایی هستند که بدون برنامه قبلی و به‌صورت اتفاقی انجام شده‌اند و لذتی که در رویداد غیرمترقبه وجود دارد، غیرقابل وصف است. در دنیای کسب‌وکار نیز یادگیری افراد در شرایط رویارویی با موقعیت‌های از قبل برنامه‌ریزی‌نشده و اتفاقی بیشتر و عمیق‌تر است. البته باید دانست برای آزاد بودن در محیط کار و به استقبال امور بدون برنامه‌ریزی رفتن، باید برنامه داشت و نباید در این مسیر دچار افراط و تفریط شد. بیل گیتس از جمله افرادی است که به برنامه‌ریزی برای آزاد بودن خود و کارمندان شرکت مایکروسافت در محیط کار و ابتکاراتی همچون «هفته تفکر» شهرت دارد.
۲- یافتن محرک‌هایی متعدد و متنوع برای خود و دیگران: رهبر سازمان به‌عنوان مدیر یک مجموعه کاری با افراد گوناگون با خواسته‌ها، انگیزه‌ها و نیازهای متنوعی سر و کار دارد که هر کدام با محرک و مشوق‌های خاصی به حرکت درمی‌آیند و تشویق می‌شوند. بنابراین، در هر شرکت یا سازمانی به سبدی مملو از محرک‌ها و انگیزه‌دهنده‌های گوناگون نیاز است تا افراد را ملزم به استفاده بهینه و درست از وقت خود برای پیگیری و علاقه‌مندی‌ها و ایده‌های مطلوب خود کند.
۳- کار کردن، هم در لحظه و هم در افق‌های دوردست: این هنر مدیران و رهبران بزرگ جهان است که همزمان با تحریک و تشویق کارکنان خود به تمرکز بر اهداف و کارکردهای کوتاه‌مدت، آنها را به سمت تفکر بلندمدت و نگریستن به افق‌های دوردست نیز سوق دهند و در این صورت است که مدیریت زمان برای کارکنان نه به‌عنوان یک اجبار ناخوشایند، بلکه به‌عنوان ابزاری برای دستیابی به اهداف و آرمان‌های بلندمدت در نظر گرفته خواهد شد.
۴- درک تفاوت بین کارهای مهم و کارهای اضطراری: جمله معروفی است که می‌گوید: «آنچه مهم است، هیچ‌گاه اضطراری نیست و آنچه اضطراری است، هیچ‌گاه مهم نیست.» در واقع تفکیک بین مهم و اضطراری می‌تواند برای سازمان‌ها مفید باشد چراکه در این صورت می‌توان ضرب‌الاجل‌های درست و بجایی را تعیین کرد.
دنیای اقتصاد
