فلوچارت فرآیند استخدام چیست و چگونه آن را تهیه کنیم؟

بسپار/ایران پلیمر همه کسب و کارها (و استخدام‏‏‏‌کنندگان) دائما به دنبال بهبود فرآیند استخدام خود هستند، اما برای انجام این کار باید بتوانند آن را بهتر درک کنند. اینجاست که «فلوچارت فرآیند استخدام» می‌تواند به کمکشان بیاید. افراد شما بزرگ‌ترین دارایی شما هستند، اما جذب و حفظ استعدادهای برتر کار آسانی نیست و مراحل پیچیده بسیاری را در برمی‌گیرد. از هر پنج مدیر منابع انسانی، دو نفر معتقدند تسریع فرآیند استخدام، نقطه تمرکز برنامه‏‏‏‌ریزی استراتژیک استخدام آنهاست، و یک فلوچارت فرآیند استخدام ابزاری ارزشمند برای رسیدن به این هدف است. این مقاله بررسی می‏‏‏‌کند که فلوچارت فرآیند استخدام چیست، چرا باید آن را به کار بگیرید و چگونه از این فلوچارت برای بهبود تلاش‏‏‏‌های استخدام برای سازمان خود استفاده کنید.

فرآیند استخدام مراحلی است که توسط یک شرکت برای تامین، جذب و استخدام داوطلبان واجد شرایط برای پر کردن پست‌‌‌‌های خالی انجام می‌شود و هدف آن، یافتن متقاضیانی است که با ماموریت، ارزش‌‌‌‌ها و فرهنگ سازمان همسو هستند و همچنین مهارت‌‌‌‌ها، دانش و تجربه لازم برای ارائه عملکرد بهتر در نقش‌‌‌‌های خود را دارند و به شرکت در دستیابی به اهداف کوتاه‌‌‌‌مدت و بلندمدت کسب و کار کمک می‌‌‌‌کنند.

این فرآیند زمانی شروع می‌شود که یک موقعیت شغلی، بدون متصدی می‌شود و زمانی پایان پیدا می‌‌‌‌کند که یک داوطلب پیشنهاد استخدام را پذیرفته و به‌‌‌‌عنوان نیروی جدید استخدام می‌شود. به طور معمول، بخش منابع انسانی فرآیند استخدام را مدیریت می‌‌‌‌کند و مسوولیت اصلی این کار را برعهده دارد.

 فلوچارت فرآیند استخدام چیست؟

فلوچارت فرآیند استخدام (که به عنوان فلوچارت فرآیند جذب و پذیرش نیروی انسانی نیز شناخته می‌شود)، یک طرح بصری از برنامه یک سازمان برای جذب و استخدام استعدادهای مناسب است. این فلوچارت معمولا حاوی ترکیبی از اشکال مستطیل، بیضی و الماس است که برای نمایش مراحل مختلف، از طریق فلش‌‌‌‌های رابط که جهت نمودار را نشان می‌‌‌‌دهند مورد استفاده قرار می‌گیرد. فلوچارت‌‌‌‌های فرآیند استخدام گاهی اوقات با دست ترسیم می‌‌‌‌شوند، اما بیشتر اوقات می‌توان با برنامه‌‌‌‌های Word، Canva یا یک نرم‌‌‌‌افزار مخصوص آنها را کشید. متخصصان منابع انسانی از این فلوچارت برای تجسم فرآیند استخدام، انجام اصلاحات، مدیریت پیگیری داوطلب، ساده‌‌‌‌سازی استخدام و پذیرش، و به دست آوردن دید کلی از کل چرخه استخدام استفاده می‌‌‌‌کنند. 

 چرا از فلوچارت فرآیند استخدام  استفاده می‌‌‌‌کنیم؟

شفافیت در کل فرآیند استخدام: فلوچارت فرآیند استخدام به صورت بصری کل فرآیند استخدام را نشان می‌‌‌‌دهد. این کار باعث شفافیت نقش‌‌‌‌ها و مسوولیت‌‌‌‌های همه افراد دست‌‌‌‌اندرکار می‌شود و به آنها کمک می‌‌‌‌کند طبق برنامه پیش روند. همچنین نیاز به توضیحات طولانی را از بین می‌‌‌‌برد و همه چیز را با اشکال و نمادها ساده می‌‌‌‌کند که می‌تواند جذاب‌‌‌‌تر نیز باشد.

کمک به حفظ ثبات: فلوچارتی که از روی فکر طراحی شده باشد، به حفظ یک فرآیند استخدام پایدار کمک می‌‌‌‌کند و خطر از دست دادن هر مرحله مهم را به حداقل می‌‌‌‌رساند.

اطمینان از تبعیت از قانون: کشورها، ایالت‌‌‌‌ها و صنایع مختلف قوانین متفاوتی در مورد شیوه‌‌‌‌های استخدام دارند. فلوچارت فرآیند استخدام به شما کمک می‌‌‌‌کند مطمئن شوید که فرآیندتان با این سیاست‌‌‌‌ها مطابقت دارد.

کاهش هزینه: مزیت دیگر فلوچارت فرآیند استخدام این است که به منابع انسانی کمک می‌‌‌‌کند تا فرآیندهای خود را ساده کرده و به طور بالقوه هزینه‌‌‌‌های استخدام را کاهش دهد.

 انواع فلوچارت‌‌‌‌ فرآیند استخدام

انواع مختلفی از فلوچارت‌‌‌‌های فرآیند استخدام وجود دارد که هر کدام مزایا و محدودیت‌‌‌‌های خاص خود را دارند. برخی از رایج‌‌‌‌ترین انواع آنها عبارتند از:

فلوچارت فرآیند استخدام خطی: یک فلوچارت فرآیند استخدام خطی، رویدادها را به صورت متوالی نشان می‌‌‌‌دهد که از اولین مرحله در فرآیند استخدام آغاز و به مرحله نهایی ختم می‌شود. این یکی از فلوچارت‌‌‌‌های محبوب به شمار می‌‌‌‌آید، زیرا مسائل را به ترتیبی که رخ می‌‌‌‌دهند سازماندهی می‌‌‌‌کند، و کمک می‌‌‌‌کند بدانید کجا هستید و کدام قدم بعدی را باید بردارید. محدودیتی که این نوع دارد این است که اقداماتی را که ممکن است نیاز به تکرار داشته باشند یا گردش‌‌‌‌های کاری دایره‌‌‌‌ای در فرآیند استخدام را نشان نمی‌‌‌‌دهد.

فلوچارت فرآیند استخدام مختص بخش: یک فلوچارت مختص بخش (گاهی اوقات فلوچارت شناور نامیده می‌شود) به نمایش گردش کار چند بخش در یک مکان و در کنار هم کمک می‌‌‌‌کند. این نوع فلوچارت برای نشان دادن یک فرآیند مشابه در مکان‌‌‌‌های مختلف و نحوه تعامل آنها مفید است. این نوع فلوچارت می‌تواند وضوح بیشتری را فراهم کند. با این حال، اگر «خطوط» زیادی وجود داشته باشد، می‌تواند آن را بیش از حد پیچیده کند.

فلوچارت فرآیند استخدام موازی: در فلوچارت فرآیند استخدام موازی، وظایف به بخش‌‌‌‌های کوچک‌تر تقسیم می‌‌‌‌شوند تا با سرعت بیشتری به نتیجه برسید. این فلوچارت نشان می‌‌‌‌دهد که چند کار در یک زمان در حال وقوع است و توسط افراد مختلف انجام می‌شود. به عنوان مثال، در حالی که منابع انسانی در حال بررسی رزومه داوطلبان است، ممکن است مدیر یک بخش، سوالات مصاحبه یا وظیفه‌‌‌‌ای را برای داوطلبان تعیین کند

که آن را در خانه تکمیل کنند و بعد در مصاحبه حاضر شوند. این نوع فلوچارت نشان می‌‌‌‌دهد که چگونه مسوولیت‌‌‌‌های افراد مختلف به طور همزمان انجام می‌شود و یک فرآیند استخدام کوتاه‌‌‌‌تر ایجاد می‌‌‌‌کند.

فلوچارت فرآیند استخدام تعاملی: فلوچارت فرآیند استخدام تعاملی، مشارکت سایر اعضای تیم را در کمک به مسوولان استخدام، هنگام استخدام کارکنان جدید نشان می‌‌‌‌دهد. این کار می‌تواند تجربه بهتری برای داوطلبان و کارکنان جدید ایجاد کند، سوگیری در استخدام را کاهش دهد و برندینگ کارفرما را بهبود بخشد. محدودیت این فلوچارت این است که می‌تواند در مورد اینکه در نهایت چه کسی مسوول هر کار است، منجر به سردرگمی ‌‌‌‌شود.

 به‌‌‌کارگیری فلوچارت فرآیند استخدام

در ادامه به نکاتی اشاره می‌‌‌‌کنیم که به شما در تهیه نقشه فرآیند استخدام کمک می‌‌‌‌کنند.

۱- مطمئن شوید که مراحل کلیدی فرآیند استخدام خود را شناسایی کرده‌‌‌‌اید.

کل فرآیند را به مراحل کوچک‌تر و کلیدی تقسیم کنید تا بتوانید بخش‌‌‌‌های محوری سفر استخدام خود را به‌صورت بصری ببینید.

۲- آن را ساده کنید. هدف فلوچارت فرآیند استخدام، ساده کردن فرآیند استخدام و ارائه شفافیت بیشتر به همه افراد درگیر است. بنابراین مهم است که آن را ساده کنید و چیزی را بیش از حد پیچیده نکنید.

۳- یک فرآیند استاندارد ایجاد کنید که تمام مراحلی که برای هر جای خالی باید دنبال شود را مشخص کند. این کار تضمین می‌‌‌‌کند که تلاش‌‌‌‌های استخدام شما بدون توجه به نقش مورد نظر ثابت باقی می‌‌‌‌مانند.

۴- توضیح مفصل و مجموعه‌‌‌‌ای از مسوولیت‌‌‌‌های هر مرحله را در فلوچارت استخدام خود بنویسید. این امر تضمین می‌‌‌‌کند که همه افراد درگیر، نقش خود و مسوولیت‌‌‌‌های مورد انتظار از آنها را درک می‌‌‌‌کنند.

۵- از فلوچارت فرآیند استخدام به عنوان یک ابزار آموزشی برای پرسنل جدید منابع انسانی و مدیران استخدام برای کمک به آنها در درک کل فرآیند و نقش آنها استفاده کنید.

۶-  به هر مرحله در فلوچارت یک زمان تخمینی و همچنین مهلتی برای تکمیل آن بدهید. این کار انتظارات را مشخص می‌‌‌‌کند و از تاخیرها و تنگناها که می‌تواند یک تجربه منفی برای داوطلبان ایجاد کند و منجر به از دست دادن استعدادهای برتر شود، جلوگیری می‌‌‌‌کند.

۷- مسوولیت‌‌‌‌های هر بخش را تعریف کنید. اگر چند بخش درگیر فرآیند استخدام هستند (که در سازمان‌های بزرگ‌تر رایج است)، مطمئن شوید که مسوولیت‌‌‌‌های هر بخش به وضوح تعریف شده است.

۸- سازگاری را بررسی کنید. اگر از نرم‌‌‌‌افزار خاصی (مانند ATS) در فرآیند استخدام خود استفاده می‌‌‌‌کنید، بررسی کنید که فلوچارت شما با ویژگی‌‌‌‌ها و قابلیت‌‌‌‌های سیستم سازگاری دارد. در غیراین صورت، به دنبال نرم‌‌‌‌افزار جدید باشید.

۹- از نمودار جریان خود برای ردیابی و اندازه‌‌‌‌گیری معیارهای کلیدی مانند زمان تکمیل، هزینه به ازای هر استخدام و کیفیت کاری داوطلب استفاده کنید. این داده‌‌‌‌ها به شما کمک می‌‌‌‌کنند درک بهتری از روند استخدام خود داشته باشید و متوجه شوید که چه پیشرفت‌‌‌‌هایی باید انجام شود.

۱۰- فراموش نکنید که از تیم منابع انسانی و مدیران استخدام در مورد فرآیند استخدام بازخورد بخواهید. دیدگاه‌‌‌‌های مختلف همه افراد درگیر می‌تواند به شما در اصلاح فلوچارت و کل فرآیند کمک کند.

۱۱- آن را با نیازهای خاص سازمان خود و جایی که قصد رشد در آن را دارید هماهنگ کنید. این کار موقعیت‌‌‌‌ها، دپارتمان‌‌‌‌ها و اهداف کسب و کار منحصر به فرد شما را دربرمی‌گیرد.

 نتیجه‌‌‌‌گیری

فلوچارت فرآیند استخدام یک نمایش واضح و بصری از فرآیند استخدام شما از ابتدا تا انتها فراهم می‌‌‌‌کند و به حفظ مسوولیت‌‌‌‌پذیری، ثبات و انطباق کمک می‌‌‌‌کند. سفارشی‌‌‌‌سازی فلوچارت متناسب با نیازها و اهداف سازمان، به شما کمک می‌‌‌‌کند مسیر استخدام خود را برای جذب، استخدام و حفظ داوطلبان همسو که در محیط کار شما رشد می‌‌‌‌کنند، اصلاح کنید.

دنیای اقتصاد