نظارت بر کارکنان حد و حدود دارد
بسپار/ایران پلیمر زمانی که آرجون شارما متوجه شد کارفرمایش یک نرم‌‌‌افزار نظارتی با عنوان تایم داکتر (Time Doctor) روی لپ‌‌‌تاپ کارش نصب کرده است، اهمیت چندانی به آن نداد. در مصاحبه با ما چنین گفت:
«این نرم‌‌‌افزار مدت زمان کار افراد را ثبت می‌کند. تصور کردم مانند ثبت ساعت ورود و خروج به شرکت است. برای راه‌‌‌اندازی لپ‌‌‌تاپ نیاز است که به‌عنوان مثال در ساعت ۹ صبح روی دکمه ورود به نرم‌‌‌افزار کلیک کنید. به‌نظر همه کاری که لازم بود انجام دهید، همین بود. نمی‌‌‌دانستم که این نرم‌‌‌افزار چه میزان از فعالیت‌‌‌های شما را ثبت می‌کند و چقدر تمام کارهایتان زیر ذره‌‌‌بین است.»
تمام تصورات او زمانی به هم ریخت که مدیرش در جلسه‌‌‌ای خصوصی با او، «گزارش‌‌‌های بهره‌‌‌وری» را روی میز گذاشت.
مهندس نرم‌‌‌افزار ۲۶ ساله داستان ما که به صورت دورکاری مشغول به فعالیت است، درباره این تجربه می‌‌‌گوید: «آمارهای مختلفی در گزارش بهره‌‌‌وری وجود داشت که به عنوان مثال نشان می‌‌‌داد ایکس میزان از زمان روزانه را غیرفعال بوده‌‌‌اید. آن مدت زمان را واقعا در حال انجام هیچ‌‌‌کاری نبودم. اما زمانی که برای کارفرما توضیح دادم این غیرفعال بودن به دلیل سرعت عمل من و تمام شدن وظایف روزانه‌‌‌ام بوده است، پاسخ دادند که باید به کار دیگری مشغول می‌‌‌شدی.»
چنین مدیران جزئی‌‌‌نگر [و ظاهربین] را همواره می‌‌‌شد در محیط‌‌‌های کاری پیدا کرد. با این حال، رواج کار از خانه و حرکت به سمت سبک کار ترکیبی از زمان پاندمی کرونا باعث شد که نگرانی مدیران از بهره‌‌‌وری کارکنان افزایش یابد. انگار آنها نمی‌‌‌دانند کارکنانی که پیش چشمانشان نیستند، چگونه در حال گذران وقت خود هستند. گویا با پدیده جدیدی مواجه هستیم که مایکروسافت آن را «شک و بدبینی بهره‌‌‌وری» می‌‌‌نامد.
در حقیقت آمارها نشان می‌دهند با روند موجود به سمت سبک کار ترکیبی (که افراد بخشی از ساعات کاری هفتگی را دورکاری می‌کنند و بخش دیگر را در دفتر شرکت می‌‌‌گذرانند)، ۸۵درصد مدیران به دشواری می‌توانند بهره‌‌‌ور بودن کارکنانشان را باور کنند.
در چنین شرایطی جای تعجب ندارد که تقاضا برای نرم‌‌‌افزارهای نظارت بر عملکرد کارکنان، به شدت افزایش یافته است. این روند افزایش تقاضا دقیقا از زمان پاندمی کرونا آغاز شده است.
بر اساس یک گزارش، میزان جست‌وجوهای اینترنتی برای نرم‌‌‌افزار نظارت بر کارکنان، در ماه مارس ۲۰۲۰، جهشی ۷۵ درصدی نسبت به میانگین ماهانه همین جست‌وجوها در سال ۲۰۱۹ داشته است. این تقاضا در سال‌های ۲۰۲۱ و ۲۰۲۲ نیز با قدرت ادامه یافت.
کاترین ویور، یکی از شرکا در شرکت حقوقی سیفارث (Seyfarth) می‌‌‌گوید: «روند کنونی در واقع پدیده‌‌‌ای جدید نیست. از زمان انقلاب صنعتی بحث نظارت بر کارکنان وجود داشته است. در آن زمان، کارت منگنه وجود داشت و کارکنان در هنگام ورود و خروج از کارخانه‌‌‌ها، کارت خود را باید سوراخ می‌‌‌کردند. البته این تقاضا در چند سال اخیر به شدت افزایش یافته است… بخش زیادی از آن به بهانه اطمینان از ایمنی محل کار و محرمانگی و حفاظت از داده‌‌‌ها و کسب و کار صورت می‌گیرد.»
کارفرما چه چیزهایی می‌تواند ببیند؟
بیشتر نرم‌‌‌افزارهای نظارت بر کارکنانی که این روزها در بازار وجود دارند، به کاربران اجازه می‌دهند تا هر چه را بر صفحه نمایش کامپیوترها هست، به صورت آنی مشاهده کنند؛
از فشردن کلیدهای کیبورد تا فعالیت‌‌‌های اینترنت‌‌‌گردی، ایمیل‌‌‌ها و برنامه‌‌‌های پیام‌‌‌رسان. گزارشی از یکی از شرکت‌های بزرگ خدمات وی‌‌‌پی‌‌‌ان نشان می‌دهد که نزدیک به ۸۰ درصد کارفرمایان از نرم‌‌‌افزارهای نظارتی برای بررسی عملکرد و فعالیت‌‌‌های آنلاین کارکنان خود استفاده می‌کنند. برخی از مدیران (۷۳درصد آنها) از این هم فراتر می‌‌‌روند و مکالمات، ایمیل‌‌‌ها یا پیام‌‌‌های کارکنان را برای ارزیابی عملکرد آنها ذخیره می‌کنند.
وریاتو (Veriato) یکی از شرکت‌های بسیاری است که متخصص طراحی نرم‌‌‌افزارهای نظارت بر کارکنان هستند و به‌دلیل پاندمی
(و شیوه‌‌‌های جدید کار) فروشی چشمگیر داشته‌‌‌اند. الیزابت هارز، مدیرعامل وریاتو عنوان کرده است: «در سال ۲۰۲۲، رشدی ۱۰۰ درصدی در منطقه آسیا و اقیانوسیه به دست آوردیم.»
یکی از جدیدترین ویژگی‌‌‌های این نرم‌‌‌افزار، قابلیت استفاده از روان‌شناسی زبان است.
این قابلیت به کارفرما اجازه می‌دهد حتی تغییرات واژگان و لحن مورد استفاده کارکنان را تشخیص دهد. از این طریق مشخص می‌شود که کارکنان تا چه اندازه از کار خود رضایت دارند.
به عنوان مثال، زمانی که یک فرد شروع به تایپ واژه‌‌‌هایی مانند «مصاحبه» کند یا به سایت‌‌‌های کاریابی سر بزند، هشداری برای کارفرمای او ارسال می‌شود.
ریجوی رادهاکریشنان، مدیر فروش منطقه‌‌‌ای وریاتو برای خاورمیانه و آسیا-اقیانوسیه معتقد است که کارفرما می‌تواند «به شیوه‌‌‌ای بسیار مثبت» از این قابلیت استفاده کند. او توضیح می‌دهد: «همیشه این نکته یک مزیت برای کارفرماست که بداند نیروی کارش به دنبال شغل جدیدی می‌‌‌گردد… در این صورت می‌توانند متوجه شوند که اگر نیروی کار به دلیلی از شرایط خود راضی نیست، به فکر گفت‌وگو با جایگزین‌‌‌هایی برای او باشند.»
خطر نتیجه معکوس
ابزارهای نظارت بر کارکنان، فقط برای نظارت بر عملکرد آنها نیست. این ابزارها می‌توانند امنیت آنلاین شرکت را نیز افزایش داده و خطر افشای اطلاعات محرمانه آن
را کاهش دهند. در ابتدای دوران پاندمی که شرکت‌ها مجبور به دورکاری شده بودند و هنوز ابزارهای دیجیتالی لازم به این منظور را نداشتند، میزان سرقت هویت و فعالیت‌‌‌های کلاهبرداری به شدت افزایش یافته بود. یکی از دلایل واضح، آن بود که افراد باید با لپ‌‌‌تاپ‌‌‌های خود از خانه کار می‌‌‌کردند و هنوز سیستم‌های امنیتی قوی شرکت‌ها با استفاده نامتمرکز روی سیستم‌های پراکنده و لپ‌‌‌تاپ‌‌‌های شخصی، انطباق‌‌‌پذیر نبودند.
هارز در این باره می‌‌‌گوید: «در گذشته، شبکه داخلی شرکت‌ها محدود به یک ساختمان و حریم‌‌‌های آن مشخص و قابل حفاظت بود. اما اکنون کارکنان در مکان‌‌‌های مختلف و با ابزارهای گوناگون در حال اتصال با مرکز شرکت هستند.» مدیرعامل وریاتو توضیح می‌دهد: «قرنطینه اجباری و عقب ماندن شرکت‌ها از برنامه‌‌‌ها و فعالیت‌‌‌هایشان باعث شد که کارکنان با کارفرمای خود به توافق ضمنی جدیدی برسند.
آنها گفتند: ما یکی از دستگاه‌‌‌ها و کامپیوترهای شرکت را می‌‌‌خواهیم به مکانی شخصی [خانه] ببریم [و از آنجا کارهایمان را انجام دهیم].» این توافق، شرایط کار را تغییر داد و در آن زمان، بهترین تصمیمی بود که طرفین می‌توانستند بگیرند. هارز اعتقاد دارد که به این دلیل است که «بسیاری از کارکنان» درک می‌کنند انعطاف‌‌‌پذیری، هزینه هم دارد. هزینه‌‌‌اش آن است که کارفرمایان می‌‌‌دانند کارکنان آنها چگونه در حال استفاده از لوازم و دستگاه‌‌‌های شرکت هستند. اما شواهد نشان می‌دهد که تمام کارکنان با این توافق‌‌‌های ضمنی و بده‌‌‌بستان موجود موافق نیستند. بررسی‌‌‌های شرکت خدمات وی‌‌‌پی‌‌‌ان نشان می‌دهد آن دسته از کارکنان که می‌‌‌دانند تحت نظر هستند، اضطراب و فشار روانی بیشتری تحمل می‌کنند و به همین دلیل نمی‌توانند ساعات طولانی کار کنند.
یک پژوهش صورت گرفته در سال ۲۰۲۱ نیز نشان داده بود نظارت بر کارکنان می‌تواند نتایج معکوس بسیاری داشته باشد.
به‌عنوان مثال، کارکنان تحت نظر به شدت احتمال بیشتری دارد که استراحت‌‌‌های تاییدنشده‌‌‌ای در هنگام کار بگیرند یا به عمد با سرعت کمتری کار کنند.
شارما که سرگذشت او در ابتدای مقاله آمده بود، یکی از کسانی است که گفته است از وجود یک ابزار نظارتی در لپ‌‌‌تاپش «متنفر» است.
او توضیح می‌دهد: «نرم‌‌‌افزار نظارت بر کارکنان به نوعی در بهره‌‌‌ورتر بودن کمک می‌کند.
با این حال، همزمان حس شهود و خلاقیت را از بین میبرد و یک دغدغه اضافی برای کارکنان ایجاد می‌کند. در این حالت، وظایف کاری مدت زمان بیشتری طول می‌‌‌کشند؛ در صورتی که بسیاری از آنها را می‌‌‌شد به سرعت انجام داد.
گاهی با خود می‌‌‌گویم چرا فلان وظیفه را با بیشترین سرعت ممکن خود تکمیل کنم؟
در هر صورت آنها برای مدت زمان مشخصی به پیگیری عملکرد من ادامه خواهند داد.» جایا داس، مدیراجرایی شرکت کاریابی راندستاد (randstad) در سنگاپور و مالزی اعتقاد دارد که تمام انواع نرم‌‌‌افزارهای نظارت بر کارکنان «تخلف از اعتماد و حریم شخصی» است.
به گفته او «اگر هدف از نظارت، کنترل کردن افراد و اطمینان از این باشد که نیروی کار من فلان مقدار ساعت پشت یک میز نشسته است… کل فلسفه دورکاری را فراموش کرده‌‌‌ایم. این شیوه نظارت، برخورد ابزاری با انسان است. در این صورت نمی‌توانید وضعیت احساسی و ذهنی کارکنان را مدیریت کنید که در حقیقت، مهم‌ترین بخش از بهره‌‌‌وری و مشارکت‌‌‌جویی آنهاست.»
چه‌کار می‌توان کرد؟
در بیشتر سیستم‌های قضایی، نظارت بر دستگاه‌‌‌های کاری به شرط رضایت کارکنان، منع قانونی ندارد. ویور در این باره توضیح می‌دهد: «به‌عنوان مثال، طبق مقررات عمومی حفاظت از داده اتحادیه اروپا، تا زمانی که نسبت به اقدام خود برای نظارت، به افراد هشدار داده و دلایل خود را نیز برای این کار توضیح دهید، لازم نیست نگران موضوع دیگری باشید.»
مشکل آنجاست که کارکنان اغلب اطلاع ندارند که در قراردادهای کاری خود با نظارت بر عملکرد خویش توافق کرده‌‌‌اند.
ویور می‌‌‌گوید: «بحث نظارت بر کارکنان، از مواردی است که اغلب در بندهای میانی قراردادهای کاری مطرح می‌شود… لزوما نیز با یک انگشت اشاره قرمز بزرگ مشخص نمی‌‌‌شوند که تمام کارکنان آن را ببینند.»
این وکیل ارشد شرکت حقوقی سیفارث می‌‌‌افزاید که به طور معمول در یکی از بندهای قرارداد استخدامی به این موضوع اشاره می‌شود که کارفرما حق دارد بر هر چیزی از ایمیل‌‌‌ها گرفته تا تماس‌‌‌های تلفنی نظارت کند. با این حال، اهداف چنین توافقی «بسیار گسترده» است.
«وقتی که فرد قصد امضای یک قرارداد کاری را دارد، به چنین بندها و توافق‌‌‌هایی توجه نمی‌‌‌کند. ما به این توجه می‌‌‌کنیم که چقدر قرار است حقوق بگیریم؟ چه مزایایی خواهیم داشت؟ افراد به‌طور معمول از بخشهای مربوط به حفاظت از اطلاعات و حریم شخصی به سرعت عبور می‌کنند، به این دلیل که در آن زمان
برایمان مهم نیست.»
شاید برای کسانی که شاغل هستند یا می‌‌‌خواهند گستره نظارت کارفرمای خود را بفهمند، دانستن این نکته مفید باشد که طبق مقررات برخی حوزه‌‌‌های قضایی، آنها حق دارند «درخواست دسترسی به داده» کنند.
به گفته ویور در این صورت «کارفرما موظف خواهد بود تا به بررسی تمام داده‌‌‌های شخصی ضبط شده خود از آن نیروی کار بپردازد… آنها را جمع‌‌‌‌‌‌آوری کرده و به فرد تحویل دهد.»
روش‌های دیگری نیز وجود دارد که کارکنان می‌توانند از طریق آن، کارفرمایان را در بازی خودشان شکست دهند.
به عنوان مثال، شارما یک نرم‌‌‌افزار برای تنبلی با عنوان لیزی ورک (Lazy Work) طراحی کرده است که به ادعای خودش می‌تواند فعالیت‌‌‌های آنلاین انسان را تقلید کند. این نرم‌‌‌افزار که در نوامبر ۲۰۲۲ راه‌‌‌اندازی شده است، تاکنون ۱۲۵مشترک جذب کرده است.
شارما که این خدمت را برای یک اشتراک ۶دلاری در ماه ارائه می‌دهد، درباره‌‌‌اش توضیح می‌دهد: «نرم‌‌‌افزار کیبورد و ماوس شما را کنترل می‌کند. شبیه‌‌‌سازی آن از رفتار انسانی باعث می‌شود این‌‌‌گونه به نظر برسد که یک فرد در حال استفاده از کامپیوتر است. با این حال، نرم‌‌‌افزار عملا هیچ کاری انجام نمی‌‌‌دهد.»
او در مصاحبه خود با سی‌‌‌ان‌‌‌بی‌‌‌سی بیان کرد که این برنامه، برخلاف نامش کارکنان را تشویق به تنبلی نمی‌‌‌کند.
او می‌‌‌گوید: «اگر کارهایتان را انجام ندهید، حتی اگر از این ابزار هم استفاده کرده باشید، کارهایتان ناتمام خواهد ماند. این ابزار فقط می‌تواند کمی زمان برای استراحت به شما بدهد یا اگر احساس می‌‌‌کنید برای امروز به اندازه کافی کار کرده‌‌‌اید، می‌توانید آن را فعال کنید.»
راهکار جایگزین بهره‌‌‌وری
واکنش عجیب شارما به نظارت بیش از حد مدیرش با طراحی این نرم‌‌‌افزار، این احتمال را به ذهن نزدیک می‌کند که شاید هر دوی آنها انرژی خود را روی موضوعی حاشیه‌‌‌ای متمرکز کرده‌‌‌اند. در نهایت نیز نتیجه چنین تنش‌‌‌هایی بازگشت به نقطه نخست و شاید پایین‌‌‌تر از آن باشد.
بحث استفاده از ابزارهای نظارتی زمانی بیشترین منافع را نصیب شرکت‌ها و کسب و کارها خواهد کرد که متمرکز بر تامین امنیت و حفاظت از اطلاعات شرکت و کارکنان باشد. استفاده از آنها به قصد افزایش بهره‌‌‌وری، فقط بازگشتی مدرن به شیوه فردریک تیلور در بنیان‌گذاری مدیریت علمی است.
البته که او بیشتر نظارت و طراحی کار را برای افزایش بهره‌‌‌وری در شغل‌‌‌های فیزیکی به کار برد.
ولی تجربه نشان داد که حتی در شغل‌‌‌های فیزیکی نیز فقدان روح کار باعث فرسودگی شغلی می‌شود.
مطالعات مختلف نشان داده است خلاقیت و نوآوری اغلب در زمان‌‌‌های کوتاه استراحت و گفت‌وگوهای خودجوش افراد با همکارانشان ظهور می‌کند. شاید یک درجه بالاتر از آن، جوشش ذهن خلاق افراد در خانه، خیابان و تعطیلات باشد. البته این اتفاق فقط در حالتی می‌‌‌افتد که افراد مجذوب و شیفته کار خود باشند و در هنگام فراغت نیز مشتاقانه پذیرای ایده‌‌‌ها و راهکارهای جدید باشند.
شاید بتوان ادعا کرد بهره‌‌‌وری واقعی در چنین صورتی محقق می‌شود؛ زمانی که کارکنان در راستای محرک‌‌‌هایی درونی و انگیزه‌‌‌هایی مطابق با ارزش‌‌‌های شخصی خود تلاش کنند. شاید تعیین ماموریت و هدف والایی برای کسب‌و‌کارها که مطابق با ارزش‌‌‌های درونی آنها باشد، تنها روش قابل اتکایی است که کارکنان به چنین سطحی از اشتیاق و توانمندی برسند. در آن صورت، عملا نیازی به نظارت بر عملکرد آنها نخواهد بود.
دنیای اقتصاد
