کسب و کارها به دنبال نیروی کار موقت

بسپار/ایران پلیمر یافته‌های جدید نشان می‌دهند ۶۵ درصد کسب‌وکارها قصد دارند طی دو سال آینده استفاده از نیروی کار موقت را افزایش دهند. به همین دلیل، کار موقت از نظر ساختاری برای سازمان‌ها امری حیاتی تلقی می‌شود. این یعنی واحد منابع انسانی باید بداند نیروهای کار موقت دیگر کم‌اهمیت نخواهند بود. این دسته از نیروی کار در حال تبدیل شدن به بخشی دائمی از ترکیب نیروی کار هستند و مانند نیروی کار دائمی نیازمند سخت‌گیری در مدیریت کارکنان، پیگیری عملکرد و برنامه‌ریزی نیروی کار هستند. به عنوان یک مدیر منابع انسانی، آیا استراتژی مشخصی دارید که بتواند به طور موثر از استعدادهای دائمی و موقت پشتیبانی کند؟

نیروی کار موقت به چه کسانی گفته می‌شود؟
نیروی کار موقت به کارکنان غیر دائمی گفته می‌شود که برای انجام وظایف، پروژه‌ها یا نیازهای خاص با محدودیت زمانی استخدام می‌شوند. از نمونه‌‌های رایج آن می‌توان به پیمانکاران مستقل، فریلنسرها، مشاوران، و کارکنان گیگی اشاره کرد. هر کدام از این دسته‌‌بندی‌ها وظایف متفاوتی را بر عهده دارند. پیمانکاران و فریلنسرها معمولا برای ارائه نتایج مشخص یا تامین مهارت‌های تخصصی استخدام می‌شوند. برخلاف کارکنان تمام‌وقت، کارکنان موقت به جای قراردادهای استخدامی، بر اساس قراردادهای مدت‌دار با کارفرما کار می‌کنند. این دسته از کارکنان عموما نحوه ارائه کار خود را کنترل می‌کنند، مالیات و حقوق و مزایای خود را در صورتی که از طریق موسسه‌های کاریابی موقت استخدام نشده باشند، مدیریت می‌کنند، و به جای تصدی شغل، روی نتایج آن تلاش می‌کنند. برای واحد منابع انسانی، این به معنی مدیریت نیروی کار متنوع غیردائمی با الزامات قانونی، انطباق، همسوسازی کارکنان و عملکرد متفاوت است.

مدیریت نیروی کار موقت همان چیزی است که بین تبدیل نیروی کار انعطاف‌پذیر به یک مزیت استراتژیک یا تبدیل آن به یک ریسک عملیاتی رو به رشد تفاوت ایجاد می‌کند.

چالش‌های کلیدی در مدیریت نیروی کار موقت
دلایل زیادی مبنی بر اینکه چرا شرکت‌ها استفاده از نیروی کار موقت را افزایش می‌دهند وجود دارد. به گزارش نشریه کسب و کار ‌هاروارد، مهارت‌ها یک عامل کلیدی هستند. سازمان‌ها به فریلنسرها و متخصصان مستقل روی می‌آورند؛ زیرا نمی‌توانند برخی از توانایی‌ها را به صورت داخلی استخدام کنند و نیاز دارند که سریع‌تر در جهت تحولات دیجیتال و هوش مصنوعی حرکت کنند. اما چالشی که وجود دارد این است که مدیریت نیروی کار موقت، مسائل ملموسی را مطرح می‌کند که با افزایش مقیاس و پیچیدگی، افزایش می‌یابند، بنابراین هر چه زودتر منابع انسانی مدیریت متمرکز نیروی کار موقت را پیاده‌سازی کند، بهتر خواهد بود. برخی چالش‌هایی که می‌توانید از آنها اجتناب کنید، عبارتند از:

دید محدود در کل نیروی کار: کارکنان موقت اغلب از طریق کانال‌های متعدد مشغول به کار می‌شوند. مدیران منابع انسانی برای دیدن اینکه چه کسی، کجا و با چه شرایطی کار می‌کند، با مشکل مواجه هستند. این امر تعداد کل کارکنان، پوشش مهارت‌ها و هزینه‌های واقعی نیروی کار را مبهم می‌کند.  به گزارش اپلیکیشن کاریابی Indeed Flex، ۷۵ درصد مدیران منابع انسانی با شفافیت هزینه‌ها مشکل دارند و ۷۰ درصد به دلیل سیستم‌های قدیمی، نظارت کافی بر نیروی کار ندارند. این امر توانایی منابع انسانی را در پیش‌بینی نیازهای نیروی کار، کنترل هزینه‌های نیروی کار و ارائه داده‌های معتبر به امور مالی و عملیات محدود می‌کند.

شیوه‌های متناقض تامین منابع و تعامل: تیم‌های مختلف، به روش‌های مختلفی کارکنان را جذب می‌کنند. نرخ‌ها، قراردادها و انتظارات می‌توانند بسیار متفاوت باشند و باعث ایجاد ناکارآمدی و تضعیف قدرت مذاکره با تامین‌کنندگان شوند.

طبقه‌بندی کارکنان و ریسک انطباق: طبقه‌بندی درست کارکنان نیازمند توجه دقیق به دامنه وظایف و شرایط کاری آنهاست. اشتباه در این فرآیند می‌تواند سازمان‌ها را با پیامدهای مالیاتی، حقوقی و قانونی روبه‌رو کند و با افزایش استفاده از نیروهای قراردادی، بررسی‌های دستی دیگر پاسخگوی این حجم از نیازها نخواهد بود.

ناهماهنگی در فرآیند ورود و کنترل دسترسی: فرآیند آشنایی و شروع به کار کارکنان اغلب به‌صورت غیررسمی یا با عجله انجام می‌شود. در نتیجه، افراد ممکن است شناخت دقیقی از وظایف خود، دسترسی لازم به سیستم‌ها یا آموزش‌های ایمنی نداشته باشند؛ مساله‌ای که علاوه بر کاهش بهره‌وری، ریسک‌های عملیاتی و امنیتی را نیز افزایش می‌دهد.

دشواری در سنجش عملکرد و نتایج: بسیاری از قراردادهای موقت فاقد معیارهای موفقیت تعریف‌شده هستند. وقتی کیفیت به صورت ذهنی یا تنها پس از بروز مشکلات مورد قضاوت قرار گیرد، مدیریت عملکرد یا بهبود تعاملات آینده دشوارتر خواهد شد.

کسری هزینه و نرخ تورم: نرخ‌ها بدون نظارت مرکزی، می‌توانند به مرور زمان تغییر کنند. نقش‌های مشابه در تیم‌های مختلف، دارای دستمزدهای متفاوتی هستند و هزینه‌ها بدون اینکه ارتباط شفافی با ارزش ارائه شده داشته باشند می‌توانند، افزایش یابند.

ادغام ضعیف نسبت به برنامه‌ریزی نیروی کار: تصمیمات در خصوص نیروی کار موقت اغلب خارج از برنامه‌های اصلی نیروی کار قرار می‌گیرند. تلاش برای همسو کردن مهارت‌های موقت با نیازهای بلندمدت، طراحی استراتژیک نیروی کار و توسعه استعدادها را محدود می‌کند.

شکاف‌های مالکیتی بین منابع انسانی، تدارکات و مدیران: مسوولیت اغلب بین بخش‌ها تقسیم می‌شود. تصمیمات بدون استانداردها یا داده‌های مشترک گرفته می‌شوند که همین امرباعث کندی اقدامات و ایجاد شکاف در پاسخگویی می‌شود.

  بهترین شیوه‌های مدیریت نیروی کار موقت

مدیریت موثر نیروی کار موقت زمانی تکرارپذیر می‌شود که مدیران منابع انسانی، به همراه بخش تدارکات، چارچوب‌های شفافی را در مورد چگونگی برنامه‌ریزی، تایید، تحویل و پایان کار موقت ایجاد کنند. این مجموعه راهکارها مستقیما به چالش‌های عملیاتی و ریسکی که قبلا مورد بحث قرار گرفت، می‌پردازند:

۱- برای کارکنان موقت، سیاست‌های شفاف تدوین کنید. بدون داشتن یک رویه مکتوب، تصمیمات به‌طور پیش‌فرض به ترجیحات مدیر بستگی خواهد داشت.

این امر منجر به شرایط متناقض، کنترل‌های ریسک نابرابر و سردرگمی در مورد مسوولیت‌ها می‌شود. شفاف بودن رویه‌ها، انتظارات را قبل از افزایش تقاضا تعیین می‌کنند و این اختیار را به منابع انسانی می‌دهند که در صورت عدم رعایت استانداردها، وارد عمل شوند.

۲- یک منبع واحد برای جمع‌آوری اطلاعات ایجاد کنید. سوابق پراکنده، موجب پنهان ماندن اندازه و هزینه واقعی نیروی کار موقت می‌شوند.

داشتن یک دید محوری به منابع انسانی کمک می‌کند تا ریسک، ظرفیت و عملکرد را در سراسر سازمان رصد و از گزارش‌دهی دقیق به مدیریت پشتیبانی ‌کند.

۳- از سیستم متمرکز یا سیستم مدیریت فروشندگان استفاده کنید. پیگیری دستی نمی‌تواند یک معیار مناسب باشد. یک سیستم متمرکز، ثبات را بهبود می‌بخشد، همچنین تلاش مدیران را کاهش می‌دهد و کیفیت داده‌ها را در سراسر منابع، قراردادها و هزینه‌ها تقویت می‌کند.

۴- تامین نیرو و استفاده از تامین‌کنندگان را استانداردسازی کنید. تامین نیرو بدون کنترل و چارچوب مشخص، کیفیت و انضباط قیمتی را تضعیف می‌کند. استفاده از کانال‌های استاندارد، سرعت، قابلیت اطمینان و پاسخگویی تامین‌کنندگان را بهبود می‌بخشد.

۵- فرآیند ورود و خروج کارکنان را استانداردسازی کنید. ناهماهنگی در فرآیند آغاز به کار کارکنان، بهره‌وری را کاهش داده و ریسک‌های امنیتی را افزایش می‌دهد. همچنین ضعف در فرآیند خروج کارکنان می‌تواند باعث باقی ماندن دسترسی‌ها و ناقص ماندن تحویل مسوولیت‌ها شود.

۶- برای طبقه‌بندی و رعایت الزامات قانونی ارزیابی‌های منظم انجام دهید. هر قراردادی با تعهدات قانونی و مالیاتی همراه است. یک فرآیند بررسی مداوم، میزان ریسک را کاهش می‌دهد و با افزایش استفاده احتمالی، از کسب‌وکار محافظت می‌کند.

۷- عملکرد و دستاوردها را پیگیری کنید، نه فقط ساعات کاری را. زیر نظر گرفتن عبور و مرور کارکنان بر مبنای زمان، ارزشی که آنها ارائه می‌کنند را از بین می‌برد. سنجش‌های مبتنی بر دستاورد، تمرکز را بر نتایج و کیفیت حفظ می‌کند.

۸- با بخش‌های تدارکات، حقوقی و مالی، همکاری نزدیک داشته باشید: منابع انسانی نمی‌تواند به تنهایی ریسک یا هزینه را مدیریت کند. هماهنگی دقیق، کیفیت تصمیم‌گیری را بهبود می‌بخشد و سرعت تصویب تصمیمات را افزایش می‌دهد. این راهکارها در کنار هم، باعث می‌شوند بر کارکنان موقت کنترل عملی داشته باشید و تصمیمات موردی را با ساختار روشن، پاسخگویی مشترک و نتایج قابل اندازه‌گیری جایگزین کنید.

دنیای اقتصاد